Datenschutzerklärung WebKITA Lünen

WebKITA Lünen (https://ekita.de/luenen) ist ein Dienstleistungsangebot der Stadt Lünen, mit dem Sie sich über das Angebot an Kindertageseinrichtungen informieren und sich für einen Betreuungsplatz vormerken lassen können.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf webKITA Lünen auf. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

 Sie können webKITA Lünen besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Dies betrifft sowohl die Recherche nach möglichen Betreuungsplätzen als auch das Informationsportal.

 
Erst bei der konkreten Vormerkung für einen Betreuungsplatz ist eine Registrierung erforderlich, bei dir wir von Ihnen gemachten personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten.

1. Datenerhebung und Datenverwendung

1.1 Rechtsgrundlage

 Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Registrierung ist Art. 6 Abs.1 der DSGVO in Verbindung mit §12 des Kinderbildungsgesetzes (KiBiz NRW) und § 62 SGB VIII zu folgenden Zwecken:

• Durchführung des Anmeldeverfahrens für Kindergartenplätze und Plätze in der Kindertagespflege

• Beitragserhebung für Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege

• Jugendhilfeplanung (anonymisierte Daten)

• Gesetzlich Vorgegebene Statistiken (anonymisierte Daten)

• Zurverfügungstellung und Sicherstellung eines funktionsfähigen Betriebs des Systems webKITA Lünen

• Kommunikationszwecke

Die von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeiten wir nur im jeweils dafür erforderlichen Umfang und zu den genannten Zwecken. Es werden grundsätzlich nur die Daten erhoben, die zur Erfüllung der Aufgaben nach SGB VIII und dem KiBiZ NRW erforderlich sind.

1.2 Umfang der erhobenen Daten

Im Rahmen der Nutzung von webKITA Lünen werden folgende Daten in unterschiedlichem Umfang verarbeitet:

• Adressdaten (u.a. Name, Anschrift)

• Kontaktdaten (u.a. E-Mail-Adresse)

• Nutzerdaten (u.a.  Passwörter, Nutzer-ID)

• Metadaten (IP-Adressen)

• Zugriffsdaten (u.a. aufgerufene Seiten)

Das Erstellen von Vormerkungen für Ihr Kind, sowie das Erhalten und Bestätigen von Platzangeboten für Kindertageseinrichtungen oder Kindertagespflege erfordert die Registrierung eines Nutzerkontos. Eine Registrierung ist nur möglich, wenn Sie bestätigen, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben.

Bei einer Registrierungwerden folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Anrede

• Vorname, Familienname

• E-Mail-Adresse

Für das Nutzerkonto wird ein Passwort gespeichert.

Zur Erstellung einer Vormerkung werden weitere Daten der Sorgeberechtigten erhoben:

• Anrede

• Vorname, Familienname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Beschäftigungsverhältnis

• Möglicher SGBII-Bezug

• Familienstand (Alleinerziehend oder nicht?)

• Anschrift

Weiterhin werden zur Erstellung einer Vormerkung die Daten des/r Kindes/r erhoben:

• Vorname, Familienname

• Geschlecht

• Geburtsdatum

• Förderbedarf (freiwillig)

• Betreuungsstatus

• Gesprochene Sprache (freiwillig)

• Religionszugehörigkeit (freiwillig)

• Anschrift

Unabhängig von einer Registrierung werden automatisch folgende Metadaten über Ihren

Internetbrowser beim Aufruf von webKITA Lünen unseren Webserver übermittelt und aufgezeichnet:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version

• Das von Ihnen verwendetete Betriebssystem

• Ihr Internet-Service-Provider

• Ihre IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Die Internetseite, von der Sie auf webKITA Lünen gelangt sind

• Name der angeforderten Datei / Internetseite

• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)

• übertragene Datenmenge

Zur Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von unserem Provider für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist anhand dieser Daten nicht möglich. In anonymisierter Form werden die Daten daneben zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.

1.3 Nutzung und Weitergabe Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden folgenden Personen nur soweit zur Nutzung zugänglich gemacht, wie sie diese zur Erfüllung der Aufgaben nach dem KiBiz NRW benötigen oder die Weitergabe zur Vertragsdurchführung erforderlich ist:

• die dafür berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Lünen in der Abteilung 2.3 Tagesbetreuung für Kinder

• die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Trägerinnen und Träger der Kindertagesstätten in Lünen als Betreuungsplatzanbieter

• die Einrichtungsleiterinnen und Einrichtungsleiter der Kindertagesstätten in Lünen als Betreuungsplatzanbieter

Eine Weitergabe von Daten an Dritte oder eine sonstige Auswertung findet nicht statt, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu.

Die beim Zugriff auf WebKITA protokollierten Metadaten werden nur dann an Dritte übermittelt, wenn wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder dies im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

An die Stadt Lünen gesandte E-Mails werden im Rahmen der Risikominderung automatisiert auf Schadware und unerwünschte Werbung untersucht, bevor eine Zustellung an bzw. Benachrichtigung des E-Mail Empfängers erfolgt. Anhänge werden ebenfalls untersucht und können situationsbedingt abgewiesen werden. Eine entsprechende Liste wird bei Bedarf angepasst. Ferner können empfangene E-Mails seitens des Empfängers erforderlichenfalls weitergeleitet, gespeichert/archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse/Verwaltungsabläufe verarbeitet werden.

1.4 Dienstleister im Zusammenhang mit der Ausführung von WebKITA:

BOS (Programmhersteller von webKITA)

BOS Gesellschaft für EDV-Beratung + Organisation + Software mbH

Rübenacher Straße 106

56072 Koblenz

Telefon: 0261 953293-90

Telefax: 0261 953293-99

E-Mail: zentrale@webkita.de

Handelsregister: HRB 1936, Amtsgericht Koblenz

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE148789320

Google Maps (Kartenanbieter)

webKITA verwendet die Google Maps API, um das Betreuungsangebot geographisch darzustellen.

Google Maps ist ein Kartendienst von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA. Bei der Nutzung von Google Maps werden von Google auch Daten über die Nutzung der Maps-Funktionen durch Besucher von webKITA erhoben, verarbeitet und genutzt. Nähere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google können Sie in den Datenschutzhinweisen von Google entnehmen. Dort können Sie im Datenschutzcenter auch Ihre Einstellungen verändern, um Ihre Daten zu schützen.

1.5 Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Datenspeicherung in webKITA Lünen richtet sich nach der Art der Daten und ihrem jeweiligen Verarbeitungszweck.

• Ihre Familiendaten werden nach Beendigung der Betreuung aller Kinder sieben Jahre lang gespeichert.
  

• Daten der Nutzerkonten (Adress-, Kontakt- und Nutzerdaten) bleiben so lange im System gespeichert, bis der Nutzer diese selbst löscht oder eine automatische Löschung aufgrund von Inaktivität erfolgt. Eine selbständige Löschung durch den Nutzer ist jederzeit möglich.

• Die beim E-Mail-Transport auf den Servern unseres Providers anfallenden Verkehrsdaten werden in rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach 90 Tagen. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.
  

• Metadaten werden von unserem Provider für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.
  
  

1.6 Datensicherheit

 Der Schutz Ihrer privaten und personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Bei der Übertragung Ihrer eingegebenen Daten wird die Datensicherheit durch den Einsatz des sogenannten SSL-Verfahrens gesichert. Dadurch werden Ihre vertraulichen Daten verschlüsselt zwischen Ihrem Browser und unserem Server über das Internet übertragen.

2. Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO.
Dann stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns zu:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,

• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,

• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,

• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, 

• das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie

• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, soweit die Datenverarbeitung ausnahmsweise nicht in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt oder für die Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe erforderlich ist, wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Darüber hinaus gilt die Datenschutzerklärung der Stadt Lünen (PDF-Download).